(Studi Kasus Sekolah Madania Bogor)
Oleh : Rifki Irawan P056120222.41E - Mahasiswa Pascasarjana MB IPB
1. Pendahuluan
1.1.
Latar Belakang
Dalam perusahaan atau instansi yang memiliki pegawai dalam
jumlah besar proses evaluasi (penilaian) kinerja karyawan relatif sering
dilakukan sehingga perusahaan memerlukan prosedur yang baku dalam menetapkan
persyaratan bagi seorang karyawan untuk mendapatkan promosi atau menempati
jabatan tertentu dalam perusahaan tersebut.
Beberapa masalah yang terjadi dalam proses evaluasi
(penilaian) kinerja karyawan diantaranya adalah subyektifitas pengambilan
keputusan akan terasa, terutama jika beberapa karyawan yang ada memiliki
kemampuan (dan beberapa pertimbangan lain) yang tidak jauh berbeda.
Masalah yang muncul saat ini adalah jika proses evaluasi
(penilaian) rumit yaitu yang terjadi sekarang umumnya adalah adanya karyawan
yang langsung mendapatkan promosi untuk kenaikan jabatan yang hanya melihat
pada kriteria pertama saja, tetapi karyawan tersebut belum tentu unggul pada
beberapa kriteria-kriteria yang lain, akan tetapi tetap mendapat promosi untuk
kenaikan jabatan.
Padahal bisa saja terjadi seorang karyawan yang di
kriteria pertama tidak lulus, tetapi baru akan terlihat kelebihannya pada
kriteria-kriteria selanjutnya. Bisa dimaklumi bahwa serangkaian kriteria yang
berurutan tersebut bertujuan untuk mengurangi kerumitan proses pengambilan
keputusan akibat banyaknya alternatif.
Jika proses pengambilan keputusan ini dibantu oleh sebuah
sistem pendukung keputusan yang terkomputerisasi diharapkan subyektifitas dalam
pengambilan keputusan dapat dikurangi dan dapat diganti dengan pelaksanaan
seluruh kriteria-kriteria untuk seluruh karyawan sehingga diharapkan karyawan
dengan kemampuan (dan pertimbangan lain) terbaik yang terpilih.
Dari penjabaran di atas, hal yang menjadi latar belakang
masalah pada proposal ini adalah bagaimana sistem pendukung keputusan dapat
digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi (dalam hal ini memberikan penilaian)
atas kinerja karyawan, sehingga nantinya pihak manajemen dapat melakukan
pengambilan keputusan.
Bagi karyawan, hasil penilaian ini dapat digunakan untuk
menjadi umpan balik terhadap prestasi kerja sehingga ia memiliki dasar
pertimbangan untuk perencanaan pengembangan karirnya.
Sedangkan disisi lain hasil penilaian ini dapat digunakan
perusahaan untuk melandasi pengambilan keputusan dalam hal sistem pemberian
imbalan (kompensasi), penempatan (promosi,mutasi,demosi dan pensiun),
pelatihan, perencanaan karir, dan penentuan kriteria seleksi.
Saat ini proses kenaikan jabatan pegawai yang terdapat
pada Sekolah Madania belum dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan kerena
masih dilakukan secara manual. Pengumpulan data penelitian akan menggunakan
tekhnik observasi, wawancara, dan studi pustaka. Metodologi pengembangan sistem
yang digunakan adalah metodologi terstruktur dengan model pengembangan System Development Life Cycle (SDLC) dan
perancangan model yang digunakan adalah model pencocokan Profil (Profile Matching) dengan metode
perhitungan Pemetaan Gap Kompetensi serta PHP dan MySQL sebagai alat pengkodean
komputer. Sistem Pendukung Keputusan ini diharapkan dapat menjadi solusi dalam
mengambil keputusan untuk menentukan perhitungan nilai kenaikan jabatan.
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka
masalah yang mendasari adalah :
Bagaimana membuat sebuah Sistem Pendukung Keputusan
Penilaian Kinerja Karyawan yang dapat membantu dalam mempermudah pengambilan
keputusan dalam pelaksanaan kegiatan pemberian tunjangan dan kenaikan jabatan.
1.3.
Pertanyaan Penelitian
a)
Bagaimana
membuat rancang bangun Sistem Penunjang Keputusan yang dapat menjadi alat bantu
para pengambil keputusan untuk memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan,
yang nantinya pihak manajemen dapat melakukan pengambilan keputusan?
b)
Bagaimana
tahapan prosedur baku membuat keputusan untuk penilaian kinerja karyawan
Sekolah Madania?
c)
Bagaimana
membuat standar baku atau bobot nilai yang pasti dalam menentukan kualitas
pegawai?
d)
Bagaimana
membuat sistem yang dapat memberikan alternatif solusi dalam penilaian kinerja
pegawai yang nantinya akan berhubungan dengan kenaikan jabatan?
1.4.
Analisis Kebutuhan:
Sistem yang akan dibuat disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna, dalam hal ini bagian HRD Sekolah Madania sebagai tempat studi kasus
penelitian. Sekolah Madania merupakan sekolah Nasional yang memiliki standar
Internasional secara franchise.
Lokasi Sekolah Madania terdapat di dua kota besar, Bogor dan Makasar, dan
memiliki sekitar 400 karyawan. Dari pengamatan pada bidang manajemen karyawan,
ditemukan beberapa kebutuhan terkait dengan manajemen kinerja karyawan sebagai
berikut:
a) Dibutuhkan
sebuah sistem pendukung keputusan yang meringankan dan mempercepat tugas dan
kewajiban bagian HRD.
b) Diperlukan
sebuah sistem yang dapat memilih dan menentukan proses rekrutment maupun
kenaikan jabatan dengan lebih cepat dan akurat juga objektif.
c) Diperlukan
sistem pendukung untuk pembuatan laporan yang lebih akurat kepada jajaran
manajemen lainnya.
1.5.
Batasan Penelitian
a) Pembuatan
Sistem Pendukung Keputusan dalam penilaian kinerja karyawan dalam proses
kenaikan jabatan karyawan Sekolah Madania.
b) Meng-cover proses pemberian standar baku atau
bobot penilaian kinerja karyawan Sekolah Madania.
c) Sistem
Pendukung Keputusan dibuat sampai pada tahap perancangan, pengujian, dan
penerapan sistem.
d) Bahasa
pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 2010.
e) Database
menggunakan Microsoft Access 2010.
1.6. Tujuan:
Membuat dan menerapkan sistem pendukung keputusan
penilaian kinerja karyawan berbasis komputer secara efektif, efisien dan akurat
yang dapat digunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan mengenai kenaikan
jabatan yang berdasarkan pada penilaian kualitas karyawan.
2.
Landasan Teori
2.1. Pengertian
Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 1997). Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Sistem dapat didefinisikan sebagai
kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan (Sutedjo , 2002).
2.2. Pengertian
Keputusan
Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya
dengan tegas. Suatu keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu
pertanyaan. Keputusan harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang
dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan. Keputusan dapat pula berupa
tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.
Dari pengertian diatas dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwa keputusan merupakan suatu pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi
yang dilakukan melalui pemilihan satu alternatif dari beberapa alternatif.
2.3. Sistem
Pendukung Keputusan
Pengertian sistem pendukung keputusan yang dikemukan oleh
Michael S Scott Morton dan Peter G W Keen, dalam buku Sistem Informasi
Manajemen (McLeod, 1998) menyatakan bahwa sistem pendukung keputusan merupakan
sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah yang harus dibuat
oleh manajer.
Menurut Raymond McLeod, Jr mendefinisikan sistem
pendukung keputusan merupakan suatu sistem informasi yang ditujukan untuk
membantu manajemen dalam memecahkan masalah yang dihadapinya (McLeod, 1998).
Definisi selengkapnya adalah sistem penghasil informasi
spesifik yang ditujukan untuk memecahkan suatu masalah tertentu yang harus
dipecahkan oleh manajer pada berbagai tingkatan.
Sistem pendukung keputusan juga merupakan sistem
informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang
menangani masalah-masalah semi struktur (Kusrini, 2007).
Dengan pengertian tersebut dapat dijelaskan bahwa Sistem
pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan
merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka
dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan
untuk membuat keputusan tentang suatu masalah.
Karakteristik dan
kemampuan sebuah Sistem Pendukung Keputusan
2.4. Sistem Development Life Cycle (SDLC)
SDLC adalah penerapan pendekatan sistem untuk
pengembangan sistem atau sub-sistem informasi berbasis komputer. SDLC terdiri
dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem.
Karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top-down, SDLC sering disebut sebagai
pendekatan air terjun (waterfall approach)
bagi pengembang dan penggunaan sistem. Suatu SDLC tradisional terdiri dari
empat fase pokok yaitu, perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan (McLeod,
2004).
2.5. Model
Pencocokan Profil (Profile Matching)
Maksud dari pencocokan profil adalah sebuah mekanisme
pengambilan keputusan dengan mengasumsikan bahwa terdapat variabel prediktor
yang ideal yang harus dimiliki oleh karyawan, bukan tingkat minimal yang harus
dipenuhi atau dilewati. Dalam pencocokan profil, dilakukan identifikasi
terhadap kelompok karyawan yang baik maupun buruk, karyawan yang mendekati
profil ideal ialah seorang pegawai yang berhasil (Kusrini, 2007)
2.6. Analisis
GAP
Gap
analisys merupakan salah
satu alat yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja. Gap analisys atau analis kesenjangan juga merupakan salah satu
langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan maupun tahap evaluasi
kerja. Metode ini merupakan salah satu metode yang paling umum digunakan dalam
pengelolaan manajemen internal suatu lembaga. Secara harfiah “gap” mengidentifikasikan
adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal
lainnya.
Gap yang dimaksud adalah beda antara profil jabatan
dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus Gap = profil karyawan – profil jabatan. Sedangkan untuk pengumpulan
gap-gap yang terjadi itu sendiri pada
tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda (Kusrini, 2007).
2.7.
Pemetaan
GAP
Pemetaan GAP yang dimaksudkan pada pembahasan ini
adalah perbedaan kriteria yang dimiliki seseorang dengan kriteria yang
diinginkan pengguna sesuai dengan aspek penilaian. Rumus untuk pemetaan GAP
tersebut dapat dilihat dibawah ini:
GAP = Kriteria seseorang – Kriteria diinginkan
Sedangkan
perhitungan GAP lainnya yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya memiliki
perhitungan yang berbeda-beda.
2.8.
Penentuan Bobot Nilai
Setelah
pemetaan GAP dilakukan, maka hasil dari pemetaan tersebut diberi bobot nilai dengan
patokan tabel bobot nilai dibawah ini
Tabel
Bobot Nilai GAP
No
|
Selisih
|
Bobot Nilai
|
Keterangan
|
1
|
0
|
5
|
Kompetensi sesuai
dengan yang dibutuhkan
|
2
|
1
|
4,5
|
Kompetensi individu
kelebihan 1 tingkat/level
|
3
|
-1
|
4
|
Kompetensi individu
kekurangan 1 tingkat/level
|
4
|
2
|
3,5
|
Kompetensi individu
kelebihan 2 tingkat/level
|
5
|
-2
|
3
|
Kompetensi individu
kekurangan 2 tingkat/level
|
6
|
3
|
2,5
|
Kompetensi individu
kelebihan 3 tingkat/level
|
7
|
-3
|
2
|
Kompetensi individu
kekurangan 3 tingkat/level
|
8
|
4
|
1,5
|
Kompetensi individu kelebihan
4 tingkat/level
|
9
|
-4
|
1
|
Kompetensi individu
kekurangan 4 tingkat/level
|
2.8.1. Aturan
Umum
1.
Data
pribadi
Meliputi data-data penting seseorang, diantaranya adalah
nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, kewarganegaraan, status
perkawinan, alamat rumah, tahun masuk, jabatan
2.
Data
akademis
Merupakan riwayat singkat pendidikan, pelatihan dan
pengalaman kerja yang dimiliki oleh seorang karyawan diantaranya adalah
pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan yang pernah diikuti, dan kemampuan
khusus.
3.
Data
tambahan
Merupakan data-data yang menjadi persyaratan penilaian
(aspek-aspek yang dinilai)
a.
Aspek
kecerdasan atau Intelektual (menggunakan test IST)
b.
Aspek
sikap kerja (menggunakan tes Pauli)
c.
Aspek
perilaku (menggunakan tes Pauli)
3.
Metodologi
3.1. Pengumpulan
Data
Metodologi pengumpulan data yang dilakukan bertujuan
untuk memperoleh data-data yang terkait dengan sistem pengambilan keputusan
untuk penilaian kinerja dan kenaikan jabatan. Tahapan-tahapan yang dilakukan
dalam pengumpulan data ialah studi pustaka, studi lapangan, dan studi
literatur. Studi lapangan dilakukan dengan cara pengamatan atau observasi dan
wawancara.
3.2. Perancangan
Sistem
Dalam perancangan sistem penialian kinerja dan kenaikan
jabatan ini digunakan metode pendekatan terstruktur dengan menggunakan model
SDLC (System Development Life Cycle)
yang berfungsi untk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah
dari setiap tahapan.
1.
Analisis
Tahapan analisa sistem yang dilakukan adalah:
a.
Deteksi
masalah
b.
Investigasi
awal
c.
Analisa
kebutuhan sistem
d.
Mensortir
kebutuhan sistem
e.
Memilih
sistem yang baik
2.
Perancangan
Terbagi dalam tiga jenis perancangan, yaitu perancangan
masukan (input); perancangan keluaran (output); dan perancangan file
menggunakan tools Entity Relationship Diagram (ERD).
3.
Implementasi
Tahap ini dilakukan sebagai proses untuk menerapkan
sistem penilaian kinerja dan kenaikan jabatan yang telah dibangun agar user dapat menggunakannya untuk
menggantikan sistem yang lama. Pada tahap ini juga dilakukan transfer dari
hasil rancangan kedalam pengkodean program. Dalam mendesain sistem penilaian
kinerja ini digunakan PHP sebagai kode pemrograman dan MySQL sebagai database-nya.
3.3. Perancangan
Model
Jika didalam penelitian terdapat permasalahan dalam
proses penilaian dan kenaikan jabatan, maka model pencocokan profil dengan
proses perhitungan core dan secondary factor, dan penentuan ranking adalah yang paling tepat digunakan.
Proses perhitungan selisih adalah pengurangan antara
profil pegawai dengan profil jabatan. Pembobotan gap merupakan pemberian nilai baku yang berdasarkan hasil
penelitian selisih.
Daftar
Pustaka
Jogiyanto. 2005. Analisis dan
Desain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta: Andi.
Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi
Sistem Penunjang Keputusan. Yogyakarta: Andi.
McLeod, Ramond. 2004. Sistem
Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Indeks.
Turban, Efraim et. al., 2011. Decision Support and Bussiness Inteligence.
Edisi 9. Pearson Education, Inc. New Jersey.
No comments:
Post a Comment